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Raiffeisen Centralheide

Referenzbericht

Raiffeisen Centralheide

Dem Abtippen ein Ende machen: Klaus-Dieter Miller wollte sich nicht länger mit manuellen Buchungen und doppelter Datenpflege herumschlagen. Der Verantwortliche für das Lohn- und Personalwesen beim Soltauer Unternehmen Raiffeisen Centralheide suchte nach einer Personalwirtschaftslösung, die ihm lästige Pflichtaufgaben abnimmt und sich zudem in andere Software-Lösungen wie das bestehende ERP-System integrieren lässt. Daher entschied er sich für die HR-Lösung aus dem Hause Sage.

„Soll bleibt Soll und Haben bleibt Haben. Da ist die Personalwirtschaft wie die Buchhaltung“, stellt Klaus-Dieter Miller fest. Der seines Zeichens seit 2003 bei Raiffeisen Centralheide für Lohn und Personal Verantwortliche suchte, wie er sagt, „eine solide HR-Software mit den wichtigsten Funktionen“. Das norddeutsche Unternehmen mit Sitz in Soltau beschäftigt 225 Mitarbeiter in landwirtschaftlichen Geschäftsstellen, Tankstellen und Raiffeisen-Märkten. Es ist im klassischen Landhandel sowie Energiehandel tätig, verfügt über ein eigenes Tankstellennetz und einen Baustoffmarkt in Norddeutschland. So liefert es beispielsweise u. a. Heizöl, verkauft Futtermittel und Saaten. Gegründet wurde die Raiffeisen Centralheide im Juli 2000 durch Fusionen und hat seitdem seinen Sitz in Soltau. Zu den Beschäftigten zählen neben Vollzeit- auch Teilzeit- und 400-Euro-Kräfte.

Alt-Systeme griffen zu wenig ineinander

„Unsere alte Lösung Varial lief zwar gut, aber sie bot uns kein Komplettpaket, das einfach in unsere bestehenden Lösungen integrierbar gewesen wäre“, erinnert sich Miller. Er fasste drei Hersteller ins Auge, um nach einer neuen Software zu suchen. Neben Sage und Navision ließ sich die Raiffeisen Centralheide auch die HR-Lösung von Varial vorstellen. Überzeugt habe bei Sage am Ende, dass „alles aus einem Guss kommt“, wie Miller sagt. So hat er jetzt statt drei verschiedener Personallösungen nur eine im Einsatz. IT-Leiter Detlef Fahrenholz lobt die leichte Integration: „Mit den offenen Schnittstellen war es kein Problem, die Personal-Software mit der bestehenden ERPSoftware zusammenzubringen.“ Buchungsbelege mit Angaben der Kostenstellen und Kostenträger werden nun als Datei einfach importiert. Eine Funktion, die viele Stunden monotonen Abtippens erspart und Fehler minimiert.

Modular hat die Raiffeisen Centralheide die Funktionen aus dem Angebot von Sage HR zusammengestellt, die das Unternehmen wirklich braucht. Die Personalwirtschaftslösung bietet verschiedene Bestandteile, die sich miteinander kombinieren lassen. In Soltau im Einsatz sind die Komponenten Mitarbeiterverwaltung, Fehlzeiten, Budgeting und Personalkostenplanung sowie Zeitwirtschaft. Mit diesem integrierten Ansatz war es der Raiffeisen Centralheide möglich, auf die zuvor zusätzliche separate Fehlzeiten-Software zu verzichten. Stammdaten pflegen, das Personal abrechnen – mit allen elektronischen Meldungen an Krankenkasse und Co. – und Zeitkosten erfassen: Das sind nur einige Beispiele für den Nutzen von Sage HR. Die Personalabteilung hat immer im Blick, wo es beispielsweise zu Engpässen kommen kann und wie hoch die Personalkosten aktuell sind.

Bei Problemen schnell und professionell reagieren 

Überrascht hat die Verantwortlichen auch, wie wichtig es ist, einen individuellen Ansprechpartner statt einer anonymen Hotline zu haben. Beim Starttermin im August 2012 waren Mitarbeiter des Sage Business Partners rocon vor Ort. Als einige Zeit später die erste Sonderzahlung zunächst nicht korrekt war, folgte schnelle Hilfe. Grund dafür: Die Raiffeisen Centralheide hat mitten im Jahr die Software umgestellt. Die Vortragswerte stimmten nicht und so wurden fehlerhafte Lohnscheine erstellt. Der individuelle Betreuer des Unternehmens, Mirko Eheim, war schnell vor Ort und nach einer Stornierung und einem Rücklauf war das Problem gelöst. Der Verantwortliche für Lohn und Personal Dieter Miller ist zufrieden mit seiner Software-Wahl: „Um beispielsweise die Rückstellungen für den nicht genutzten Urlaub zu berechnen, drücke ich heute nur auf einen Knopf. Im Alt-System musste ich die Daten als Excel-Tabelle aus der einen Lösung ziehen, um sie per Hand mit den Lohndaten zu verknüpfen. Das hat mich früher einen Tag gekostet. Wenn man noch die Stichprobenprüfung mit einbezieht, sind es heute nur 15 Minuten.“ Mit Sage HR lassen sich zahlreiche Pflichtaufgaben automatisieren. „Teilweise ist mir das fast unheimlich, was jetzt alles automatisch im Hintergrund abläuft“, sagt Miller mit einem Lachen: „Zum Beispiel stoppt das System bei längerer Krankheit genau am richtigen Tag die Gehälter. Das macht es einfach, ohne zu fragen. Dadurch spart mir die neue Software viel Zeit“, so Miller.

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